Ipinanganak si Jambo para maliwanagan. Ahoj yung nasa harap ng crowd. Ang pagbabago ay hindi maiiwasan. Inaasahan man natin ito, o nakikibagay man tayo dito, o tinitiis man natin ito. Huwag mag-tiis (sumunod lang) sa iyong propesyonal na karera, buuin ito. Minsan ang kailangan mo ay hindi karagdagang kaalaman, ngunit isang paraan ng pag-aaplay ng alam mo na. Matagal ko nang alam na may regalo ako para sa pagsusulat. Ngunit, pagkatapos basahin ang What Every Christian Writer Needs to Know, ni Propeta Jennifer Leclaire, at ang The Scribal anointing, ni Prophetess Theresa Harvard Johnson na napagtanto ko kung paano ako magsisimula at lalo na na hindi ko kailangang ikulong ang aking sarili sa isang literary genre . Nawa'y gabayan ka ng ESPIRITU SANTO sa mga aral na kailangan mo. Pagpalain ka sa iyong pagdating at sa iyong pag-alis.
"Anumang masumpungang gawin ng iyong kamay, gawin mo ng iyong lakas, sapagka't walang gawa, ni katha, ni kaalaman, ni karunungan sa libingan na iyong paroroonan." __ Eclesiastes 9:10, KJ
Ang pag-aayos ng iyong mailbox ay pag-uugali na dapat gawin mula sa mga unang araw ng pagtrabaho. Hindi pa huli ang lahat para itama ang mga bagay-bagay, ngunit sa mas maaga nating isagawa ang mga tamang bagay, mas mabuti. Sa mga unang araw, natutuklasan natin ang kumpanya, ang mga aktibidad nito, ang mga propesyon nito, kung paano ito inorganisa, at kung paano ito nakikipag-komunika. Pagkatapos ay natutuklasan natin ang mga tool at ang ating iba't ibang mga gawain. Sa panahong ito, kailangan nating i-assimilate, unawain, isaulo at iproseso ang partikular na dami ng impormasyon. May mga araw na malapit na tayo sa information overload (info obesity o over information). Natural, sa yugtong ito ng pag-aaral, pag-aangkop, at paghahandle, pangalawa ang pag-mamnage ng mailbox. Lalo na dahil sa oras na ito, wala pa tayong sapat na hindsight para masuri ang kahalagahan at recurrence ng ilang partikular na email o tipo ng mga email. Understandable naman. Gayunpaman, ang panganib ay na sa pamamagitan ng pagtuon sa aspeto ng pamamahala ng posisyon ay may posibilidad na mapabayaan ng isa ang aspeto ng pamamahala ng posisyon na mas pangmatagalan.
Kung iisipin mo, ang email ay hindi lang tool sa komunikasyon. Ito ay isang tunay na tool sa pagtatrabaho; na nagpapahintulot sa atin na makipagpalitan, tumanggap, magpadala at mag-imbak ng impormasyon, ngunit higit pa upang i-manage ang ating oras at ang ating mga priyoridad. Ang kultura ng korporasyon ay naiiba sa isang entity at sa isa pa. Pagdating sa mga tool sa pag-rereport at komunikasyon, hindi lahat ng kumpanya ay nilikhang pantay. Para sa isa, ang impormasyon ay nasa mga tool, para sa isa pa sa mga email at pag-uusap sa telepono. Ang ilan ay nilagyan ng collaborative na software at platform (hal. Skype, Teams, Zoom). Ang iba ay may internal na social network (hal. Ellium, Netfrance, lugar ng trabaho).
Sa mga unang araw, hindi ka makakatanggap ng maraming email. Ang mga araw ay susunod, ngunit hindi magiging katulad. Sa paglipas ng panahon, maiipon ang mga email. Nakatanggap ako ng average na tatlumpung email bawat araw (doble ang mga linggo ng mataas na aktibidad). May kilala ako na nakakakuha ng mas marami. Ang messaging na binaha ng mga unclassified na email ay maaaring makabuo ng stress, pagkawala ng produktibidad (konsentrasyon) at, oras. Totoo, aminin natin, na may mga taong nakakasundo nito nang walang kahirap-hirap. Ngunit, sila ay minorya. Nasa ibaba ang aking mga tip para maiwasan ang sitwasyong ito.
1. Huwag paghaluin ang iyong mga tungkulin (paghihiwalay)
" Ngunit ang lahat ng bagay ay dapat gawin nang naaangkop at sa maayos na paraan." (1 Corinto 14:40)
Ang iyong propesyonal na email ay propesyonal at hindi personal. Ang paggamit ng iyong email sa trabaho (o pangnegosyong email) para sa mga personal na layunin, para sa iba pang layunin kaysa sa mga tinukoy sa iyong employment contract, ay hindi tapat. Sa paggawa nito, ineexpose mo ang iyong employer sa cybercrime at pinapahirapan mo ang iyong sarili sa iyong pagmamanage sa oras. Ang paghihiwalay ng iyong mga tungkulin ay nangangahulugan ng paggalang sa oras na inilaan sa bawat isa at matutong dumiskonekta kung kinakailangan. Ito ay nagbibigay sa iyong sarili ng mga tunay na pahinga. Nasusulat, "Magagawa ko ang lahat ng bagay sa pamamagitan Niya na nagpapalakas sa akin" (Filipos 4:13). Amen! Nasusulat din na "May panahon para sa lahat ng bagay" (Eclesiastes 3:1). Amen din!
2. Huwag tutulan ang iyong mga tungkulin (complementarity)
"Sapagka't ang Panginoon ay nagbibigay ng karunungan; sa Kanyang bibig nanggagaling ang kaalaman at pagkaunawa." (Kawikaan 2:6)
Oo sa paghihiwalay, hindi sa pagsalungat. Ikaw ay iisang tao sa bahay, sa simbahan, at sa opisina. Maaari kang magsulat ng mga pribadong appointment (hal: medikal na pagsusuri) sa iyong propesyonal na talaarawan upang matandaan ang mga ito. Ang hindi pagsalungat sa mga tungkulin ay ang pagkilala sa mga priyoridad at pangangailangan. Halimbawa, samantalahin ang iyong mga lunchbreak upang tawagan ang mga kamag-anak, patakbuhin ang washing machine o tumanggap ng mga delivery.
3. Magpasya na regular na basahin ang iyong mga email (pagpasya)
"Magpapasya ka rin ng isang bagay, at ito ay matatatag sa iyo; at ang liwanag ay sisikat sa iyong mga lakad." ( Job 22:28 )
Mag-ayos ayon sa gusto mo, ngunit, ayusin mong mag-isa. Sa umaga, bago ang tanghalian, o sa pagtatapos ng araw, bigyan ang iyong sarili ng oras upang basahin, iproseso at sagutin ang iyong mga email. Inirerekomenda kong suriin ang iyong mailbox 4 hanggang 5 beses sa isang araw o bawat 3 oras. Huwag hayaan ang bilang ng mga hindi pa nababasang email na madaig o mapanghinaan ng loob. Ang layunin ay hindi suriin ang iyong mailbox bawat 5 minuto. Kung hindi, gugugulin mo ang lahat ng iyong oras dito. Isa ito sa mga pinakakaraniwang dahilan ng pagbibitiw sa mga kumpanya.
Ang ilang mga tao ay sumusuko hindi dahil hindi nila gusto ang kanilang trabaho, ngunit dahil sa pakiramdam nila ay palagi silang nagmamadali o natatakot na kailangan nilang gumugol ng mas maraming oras sa pagsagot sa mga email (ang mga ah-oc request) kaysa sa paggawa ng mahalaga. Ang hamon ay pagsamahin ang hindi inaasahang (mga emerhensiya ng ibang tao) nang hindi naaabala ang iyong mga priyoridad. Sa unang ilang buwan ang hamon na ito ay tila imposible o mahirap makamit. Huwag kang susuko. Habang mas nagiging autonomous ka, mas mahusay mong inaasahan ang iyong mga priyoridad at mas mahusay mong namamanage ang mga hindi inaasahan. Kung ang pakiramdam na ito ay nagpapatuloy kahit na ikaw ay autonomous at nanalangin para sa tulong ng PANGINOON, ito ay maaaring isang tagapagpahiwatig na kailangan mo ng tulong sa iyong trabaho o isang alerto mula sa ESPIRITU SANTO na humihiling sa iyo na maghanda na umalis sa iyong trabaho. Isinulat ko ang "maghanda sa pag-alis" at hindi "umalis" dahil dapat handa para sa pag-alis.
4. Mag-tag o mag-categorize (identification)
Ang mga tag ay para sa hindi pa nababasa o hindi pa naprosesong mga email. Nagbibigay-daan sa iyo ang pag-tag o pagkategorya sa iyong mga email na malaman ang mga email na kailangan mong sagutin, mga email na kailangan mong aksyonan, at mga email na kailangan mo lang basahin.
5. Gumawa ng mga folder (storage)
"May lugar para sa lahat at lahat ay dapat nasa lugar nito." Ito ay ang aking rephrasing ng sikat na quote ng Scotsman Samuel Smiles (1812 - 1904).
Alam ng karamihan na ang isang malinis na espasyo ay mabuti para sa morale. Sa parehong paraan, ang organisadong email ay isang productivity factor. Binibigyang-daan ka ng mga folder na mabilis na mahanap ang email (o ang huling email ng isang serye ng mga palitan). Sa personal, mayroon akong mga folder ayon sa tema at, kung kinakailangan, mga subfolder para sa mga recurring email. Nag-iiwan lang ako ng hindi pa nababasa o hindi naprosesong mga email sa inbox.
6. Magtanggal ng mga mail na walang anumang karagdagang halaga (decluttering)
"Siya na tamad sa kanyang gawain ay kapatid sa kanya na isang malaking mang-aaksaya." ( Kawikaan 18:9 )
Walang saysay na panatilihin ang mga e-mail na walang anumang karagdagang halaga sa iyong mailbox. Kadalasan ito ay pasasalamat, pagbati (kaarawan, Pasko, Bagong Taon, atbp.) o mga sulat ng pagbati. Kapag nabasa mo na at nasagot mo na ang mga ito, maaari mong tanggalin ang mga ito.
7. Gumawa ng notes
May mga aplikasyon tulad ng mga reminder, at Post-it na nagbibigay-daan sa iyong isulat ang iyong listahan ng mga dapat gawin (mga bagay na dapat gawin) o ang iyong listahan ng pag-uusapan (mga bagay na tatalakayin). Ang paggawa ng notes ay makakatulong sa iyo na ayusin at maiwasan ang pagkalimot sa kung ano ang mahalaga pabor sa kung ano ang urgent.
** Jambo = Magandang umaga sa Swahili (Tanzania)
** Ahoj = Hello sa Slovak